Terminy stosowania kar porządkowych wobec pracownika – analiza art. 109 Kodeksu pracy
Zgodnie z art. 109 § 1 Kodeksu pracy, kara porządkowa nie może zostać nałożona po upływie dwóch tygodni od momentu, w którym pracodawca powziął wiadomość o naruszeniu obowiązków pracowniczych, a także po upływie trzech miesięcy od samego naruszenia. Przepis ten określa wyraźne granice czasowe, które mają na celu zapewnienie pewności prawa oraz ochronę praw pracowników przed nadmiernie opóźnionym stosowaniem sankcji dyscyplinarnych.
Istotne znaczenie ma również § 3 omawianego artykułu, zgodnie z którym, jeśli pracownik nie może zostać wysłuchany z powodu swojej nieobecności w pracy, bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia jego powrotu do zakładu pracy. Przepis ten ma na celu zagwarantowanie prawa pracownika do obrony, które wymaga umożliwienia mu przedstawienia swojego stanowiska przed nałożeniem kary.
W kontekście tych regulacji pojawia się istotne pytanie: czy usprawiedliwiona nieobecność pracownika, trwająca dłużej niż trzy miesiące od momentu powzięcia przez pracodawcę informacji o naruszeniu obowiązków pracowniczych, uniemożliwia skuteczne zastosowanie kary porządkowej? Odpowiedź na to pytanie powinna być twierdząca. Skoro bowiem maksymalny termin nałożenia kary, określony w art. 109 § 1 KP, wynosi trzy miesiące od momentu naruszenia, to nawet zawieszenie biegu terminu dwutygodniowego na wysłuchanie pracownika nie może skutkować przedłużeniem tego ostatecznego terminu. W konsekwencji, jeśli nieobecność pracownika uniemożliwia jego wysłuchanie przez okres dłuższy niż trzy miesiące od chwili powzięcia informacji o naruszeniu, to upływ tego terminu skutkuje wygaśnięciem uprawnienia pracodawcy do nałożenia kary.
Taka interpretacja znajduje oparcie w zasadzie ochrony pracowników przed arbitralnym stosowaniem sankcji oraz w zasadzie pewności prawa. Podkreślenia wymaga również, że przepisy dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracowników mają charakter gwarancyjny, a ich wykładnia powinna zmierzać do ochrony praw stron stosunku pracy..
Powyższa tez znajduje odzwierciedlenie w dorobku doktryny, i tak m.in. A. Sobczyk zauważa: „Pracodawca może zastosować karę jedynie w okresie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku przez pracownika, jednak nie dłużej niż w ciągu 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Istotne jest zatem, aby w tym terminie spełnić obowiązek wysłuchania pracownika. Jednak w przypadku gdy pracownik jest nieobecny w zakładzie pracy i wysłuchanie go nie jest możliwe, bieg 2-tygodniowego terminu przewidzianego nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy. Należy podkreślić, że zawieszony może być tylko jeden termin – ten 2-tygodniowy, natomiast termin 3-miesięczny pozostaje niezmieniony, co oznacza, że zawieszenie nie może trwać dłużej niż 3 miesiące. Po tym okresie ukaranie pracownika w ogóle nie będzie możliwe, inaczej będzie ono bezprawne” [A. Sobczyk, Kodeks pracy. Komentarz. Legalis 2023] i podobnie K. Walczak: „Drugi termin, w którym powinien się zmieścić pracodawca nakładając karę porządkową, wynosi 3 miesiące od popełnienia przez pracownika czynu uzasadniającego jego odpowiedzialność. Bieg tego terminu jest jednak niezależny od wiedzy pracodawcy o popełnionym naruszeniu, a przepisy nie przewidują jego zawieszenia pomimo nieobecności pracownika w pracy. Jeśli więc pracownik będzie nieobecny w pracy przez całe 3 miesiące od popełnienia naruszenia, to de facto nie będzie można go ukarać karą porządkową, gdyż pracodawca nie będzie mógł wysłuchać pracownika, a nałożenie kary bez spełnienia tego obowiązku będzie bezprawne” [K. Walczak, Kodeks pracy. Komentarz. Legalis 2023].
Podsumowując, choć Kodeks pracy przewiduje możliwość zawieszenia terminu na wysłuchanie pracownika w razie jego nieobecności, to jednak nie pozwala na przedłużenie maksymalnego okresu trzymiesięcznego na nałożenie kary. W związku z tym, po jego upływie pracodawca traci możliwość zastosowania środków dyscyplinujących wobec pracownika
