Rafał Kolano, Klemetyna Szymanek

Na podstawie treści art. 96 kpa w toku postępowania może zostać przeprowadzona mediacja, jeżeli pozwala na to charakter sprawy. Mediacja może być zatem przeprowadzona po wszczęciu postępowania, lecz nie może zostać przeprowadzona po zakończeniu postępowania w danej instancji. Należy przyjąć, iż dopuszczalne również jest przeprowadzenie mediacji w postępowaniu odwoławczym, a także postepowaniach nadzwyczajnych. Przesłankami mediacji jest pozwalający na jej przeprowadzenie charakter sprawy (zgodnie z art. 13 §1 kpa), zgoda wszystkich uczestników postępowania na jej przeprowadzenie oraz brak przepisów szczególnych wyłączających prowadzenie mediacji w określonej kategorii spraw. 

Na podstawie treści art. 96a §4 kpa uczestnikami mediacji są:1) Organ prowadzący postepowanie oraz strona lub strony postępowania albo2) Strony postępowania.

Odnosząc się do uczestników mediacji w postępowaniu administracyjnym należy wyodrębnić mediację wertykalną oraz horyzontalną. W mediacji wertykalnej uczestnikiem jest również organ prowadzący postępowanie. Natomiast mediacja horyzontalna zakłada udział samych stron postępowania (bez udziału organu administracyjnego). 

W przypadku mediacji wertykalnej organ prowadzący postępowanie stanowi podmiot przed którym toczy się sprawa jednocześnie będący uprawnionym do wydania rozstrzygnięcia w sprawie, a ponadto jest uczestnikiem mediacji. Przeprowadzenie mediacji w tym wariancie jest uzależnione od wyrażenia zgody zarówno stron, jak i organu. Ustalenia przyjęte przez uczestników zostaną więc wypracowane przez organ i stronę lub strony, natomiast rozstrzygnięcie sprawy stanowić będzie decyzja administracyjna wydana przez organ przed którym toczy się postepowanie (będącym również uczestnikiem mediacji). Decyzja administracyjna rozstrzygająca sprawę, w przypadku osiągnięcia konsensusu będzie mogła zwierać ustalenia uzyskane w drodze mediacji, a w przypadku gdy mediacja nie będzie skuteczna organ wyda rozstrzygnięcie zgodne jego wolą. Należy wspomnieć, iż w wypadku mediacji wertykalnej ustawodawca określił (art. 96f §2 kpa), iż mediatorem może być jedynie tzw. „mediator profesjonalny”, czyli wpisany na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego, lub mediator wpisany na listę prowadzoną przez organizację pozarządową lub uczelnię, o której informacje przekazano prezesowi sądu okręgowego. 

W postępowaniu mediacyjnym horyzontalnym uczestnikami są jedynie strony. Mediacja horyzontalna jest dopuszczalna w sprawach, w których występując co najmniej dwie strony o spornych interesach. Mediacja ta odbywa się bez organu, który podejmuje jedynie czynności do których zobowiązują go przepisy, jak na przykład wydanie postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji. Rozstrzygnięciem w postepowaniu mediacyjnym w wariancie horyzontalnym może być decyzja oparta na ustaleniach uczestników, ugoda administracyjna zawarta przed mediatorem lub w przypadku braku konsensusu decyzja administracyjna. 

Mediacja może zostać przeprowadzona również przy udziale uczestników na prawach strony, czyli . Podmioty te nie są stronami postępowania mediacyjnego, a ich stanowisko nie jest wiążące. Udział uczestników na prawach strony jest ograniczony zasadą dyspozycyjności stron, czyli organizacja społeczna, prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich, Rzecznik Praw Dziecka i Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców. Uczestnikom na prawach strony przysługuje prawo do złożenia wniosku o mediację i uczestniczenia w niej, jednakże podmioty te nie mogą wyrażać zgody na mediację, czy podejmować ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy. Podnosi się jednak, iż stanowisko tych podmiotów powinno zostać uwzględnione w protokole z mediacji. Brak istotnego wpływu na ustalenia przyjęte przez strony mediacji nie pozbawia podmiotów na prawach strony do podważenia ich w drodze środków, które przyznano im od decyzji administracyjnej (skarga, odwołanie). W przypadku, gdy organizacja społeczna zamierza wziąć udział w mediacji, konieczne jest by uprzednio została dopuszczona do udziału w toczącym się postępowaniu administracyjnym. 

Do grona uczestników mediacji w postępowaniu administracyjnym można również zaliczyć organ współdziałający, wskazany w art. 106 §1 kpa. Na podstawie art. 96b §1 kpa organ administracji publicznej jest zobowiązany, by zawiadomić w/w organ o możliwości przeprowadzenia mediacji, jeżeli ten nie zajął jeszcze stanowiska w sprawie. Nie uczestniczy on w postepowaniu mediacyjnym, jednakże jego zdanie jest brane pod uwagę w rozstrzygnięciu postępowania, co dotyczyć powinno również mediatora przed którym strony zawierają ugodę.